Giải pháp Phòng Họp Thông Minh Cho Doanh Nghiệp

Thời đại kỷ nguyên số lên ngôi đã đánh dấu bước ngoặc cho nhiều sự chuyển đổi. Trong đó, nổi bật nhất chính là cải tiến về phương thức làm việc và họp giữa những phòng ban tại các doanh nghiệp nhà nước lẫn tư nhân.

Không còn là những phiên họp với hàng tá tài liệu giấy mà giờ đây, các thông tin biên bản cuộc họp đã được số hóa để có thể nhanh chóng lưu trữ, bảo mật an toàn. Với giải pháp phòng họp số, các ý tưởng cũng được trình bày một cách sáng tạo thông qua công cụ hiện đại như màn hình tương tác đa điểm giúp buổi thuyết trình trở nên sinh động và chuyên nghiệp.

Xây dựng và ứng dụng giải pháp phòng họp thông minh cho doanh nghiệp không chỉ giúp nâng cao hiệu suất và hiệu quả công việc mà còn góp phần nâng tầm giá trị và hình ảnh công ty trong mắt đối tác, khách hàng.

Nếu Quý công ty đang cần một chuyên gia, đơn vị thực thi kinh nghiệm, chuyên môn cao tư vấn cho ý tưởng phòng meeting của mình, liên hệ ngay với Đại Nam qua số hotline dưới đây để được tư vấn miễn phí

HOTLINE TƯ VẤN 24/7: 0868.71.80.80

Giới thiệu về Phòng họp thông minh

Phòng họp thông minh (smart meeting room) hay còn được biết đến là phòng họp 4.0, phòng họp số, hiện đang được ứng dụng ở nhiều doanh nghiệp, tập đoàn tại Việt Nam.

Phòng họp hiện đại 4.0 là giải pháp tích hợp giúp cho người dùng có thể điều khiển tự động tất cả các thiết bị điện tử trong phòng họp bao gồm: Bục thuyết trình, thiết bị đàm thoại hội nghị truyền hình, màn hình tương tác, các thiết bị âm thanh… một cách dễ dàng, nhanh chóng, thuận tiện.

Giải pháp phòng họp 4.0 – Xu hướng và lợi ích thiết thực trong thời đại kỷ nguyên số

Với sự phát triển và thay đổi nhanh chóng trong giai đoạn hiện nay, các công ty dù là qui mô nhỏ hay lớn đều phải tự nâng cấp và thích ứng để có thể tạo nên lợi thế cạnh tranh so với đối thủ.

Một trong những bước chuyển dịch cần thiết và quan trọng đó là nâng cao hiệu quả và chất lượng các buổi hội họp sao cho vừa tiết kiệm thời gian nhưng vẫn đảm bảo truyền thông hiệu quả để các đơn vị phòng ban thực thi trôi chảy.

Và phòng họp thông minh chính là giải pháp có thể đáp ứng được hầu hết các yêu cầu và tiêu chí của một cuộc meeting chất lượng.

Số hóa tài liệu cuộc họp – Tiết kiệm chi phi in ấn – Bảo mật thông tin

Với phương thức họp truyền thông, mỗi cuộc họp phải hao tốn đến hàng chục bản in giấy, khiến cho chi phí văn phòng phẩm tăng đáng kể, chưa kể đến những trường hợp in dư, in sai.

Giờ đây, với phương thức họp meeting 4.0, các thông tin tài liệu biên bản sẽ được chuyển trực tiếp đến từng thiết bị tablet hoặc máy tính cá nhân của từng nhân sự. Điều này vừa giúp tiết kiệm chi phí in ấn mà còn giúp giảm thiểu tối đa tình huống rò rỉ thông tin hoặc thất lạc tài liệu.

Nâng cao hiệu quả, chất lượng cuộc họp bằng những nội dung trình chiếu hấp dẫn, trực quan

Tại các buổi họp với hình thức đọc liên tục các nội dung bằng chữ hoặc “nghe chay “ (không hình ảnh minh họa) khiến cho các thành viên họp dễ rơi vào bối rối, không hiểu nội dung chính vì quá tải thông tin. Hoặc tệ hơn là tình trạng hiểu sai ý đồ mà người thuyết trình muốn truyền đạt dẫn đến thực thi sai.

Với phương thức họp hiện đại mới, sự hỗ trợ của các thiết bị hiển thị thông minh như màn hình tương tác sẽ giúp người nói trực quan hóa mọi ý tưởng bằng hình ảnh đa dạng, phong phú giúp buổi họp trở nên sinh động, tăng mức độ tương tác và đạt được hiệu quả như mong đợi.

Ví dụ như team marketing cần phải họp để đưa ra ý tưởng cho bao bì sản phẩm mới thì đội thiết kế và đội content cần phải hiểu ý tưởng của nhau bằng các hình ảnh/ video cụ thể để từ đó thống nhất về kiểu dáng, idea cho sản phẩm. Với nhiều trường hợp như vậy, phòng họp thông minh trang bị màn hình tương tác với tính năng vuốt chạm, zoom to nhỏ để các thành viên trao đổi nội dung ý tưởng sẽ giải quyết được vấn đề nhanh hơn.

HOTLINE TƯ VẤN 24/7: 0868.71.80.80

Không còn lo lắng về khoảng cách địa lý

Sự bùng phát của đại dịch Covid đã tạo nên sự thay đổi đáng kể trong thị trường lao động. Các hình thức làm việc từ xa ( Remote, Onsite,…) được nhiều công ty tập đoàn áp dụng cho những nhân sự có mong muốn làm việc nhưng hạn chế về điều kiện đi lại, hoặc địa hình địa lý.

Vậy để có thể vừa tuyển được những ứng viên tiềm năng ở khác lãnh thổ, khu vực nhưng vẫn đảm bảo chất lượng công việc sau mỗi cuộc họp thì các phần mềm meeting online đã ra đời và được ứng dụng ngày càng phổ biến.

Phòng họp số là nơi vừa có thể đồng thời diễn ra phiên họp trực tiếp và trực tuyến cho các thành viên mà không bị giới hạn bởi địa hình, thời gian. Màn hình họp trực tuyến kết hợp với các nền tảng như Google meet, Zoom, Skype,… sẽ giúp cho việc trao đổi thông tin diễn ra suôn sẻ, không lo gián đoạn.

Chuyên nghiệp hóa hình ảnh doanh nghiệp trong mắt đối tác, khách hàng

Với không gian họp tiên tiến với màn hình lớn, âm thanh sắc nét giúp tạo ấn tượng đẳng cấp và chuyên nghiệp ngay từ lần đầu tiếp đón đối tác, khách hàng. Điều này đóng vai trò quan trọng trong việc khẳng định năng lực, vị thế của doanh nghiệp, đặc biệt với các đơn vị mới thành lập muốn vươn lên cạnh tranh với các ông lớn trong ngành.

Bên cạnh đó, môi trường phòng họp hiện đại còn tăng thêm sức thuyết phục trong các vụ thương lượng, đàm phán kinh doanh nhờ tạo được cảm giác chuyên nghiệp, tin cậy. Chính nhờ yếu tố này mà khả năng thuyết phục đối tác về các kế hoạch kinh doanh, sáp nhập, mua bán doanh nghiệp sẽ cao hơn.

Những thiết bị, phần mềm cần có của một phòng họp thông minh 4.0 đạt chuẩn

Một phòng họp thông minh đạt chuẩn cần phải có những thiết bị và phần mềm hỗ trợ sử dụng cần thiết như sau:

Thiết bị công nghệ

Màn hình tương tác thông minh đa điểm chạm

Màn hình tương tác chính là một trong những trợ thủ đắc lực không thể thiếu ở những cuộc họp yêu cầu tính trực quan, sinh động và chuyên nghiệp.

Với tính năng tương tác trực tiếp lên màn hình, người thuyết trình có thể zoom to, zoom nhỏ, xoay chiều đổi trục linh hoạt để các thành viên có thể hiểu rõ chi tiết. Ví dụ như các buổi họp tại các công ty thiết kế, xây dựng thì việc mô phỏng hình ảnh tòa nhà, thiết bị cần phải được chi tiết hóa để từ đó đưa phương án thực thi hiệu quả.

Web cam hội nghị giúp ghi lại buổi họp theo thời gian thực

Đây là một thiết bị quan trọng trong một phòng họp 4.0 đạt chuẩn. Webcam hội nghị được sử dụng để ghi lại buổi họp theo thời gian thực và truyền tải hình ảnh và âm thanh đến các thành viên tham dự từ xa. Đặc điểm quan trọng của webcam hội nghị là khả năng chụp hình rõ nét, góc nhìn rộng và khả năng tái tạo âm thanh chất lượng cao để đảm bảo cuộc họp chất lượng.

Hệ thống âm thanh điều khiển bằng giọng nói

Hệ thống âm thanh điều khiển bằng giọng nói là một công nghệ tiên tiến được ứng dụng trong các không gian phòng hội họp hiện đại. Nó cho phép người dùng điều khiển và tương tác với hệ thống âm thanh thông qua giọng nói mà không cần sử dụng các thiết bị điều khiển truyền thống như remote control hoặc bàn phím.

Trong một cuộc họp, người dùng muốn tăng âm lượng của hệ thống âm thanh. Thay vì phải tìm và sử dụng remote control hoặc bàn phím, người dùng chỉ cần nói một lệnh như “Tăng âm lượng lên 50%”. Hệ thống sẽ nhận dạng giọng nói và xử lý lệnh, sau đó tăng âm lượng của âm thanh lên 50% theo yêu cầu của người dùng.

Người dùng cũng có thể thực hiện các lệnh khác thông qua hệ thống âm thanh điều khiển bằng giọng nói như “Chuyển đổi nguồn âm thanh sang máy tính”, “Tắt âm thanh”, “Bật nhạc nền”, hoặc thậm chí “Điều chỉnh âm thanh theo phòng hội nghị số 2”. Mỗi lệnh được nhận dạng và hiểu ý nghĩa, sau đó hệ thống thực thi lệnh tương ứng để điều khiển âm thanh theo mong muốn của người dùng.

Với tính tiện lợi và trải nghiệm tương tác tự nhiên, hệ thống âm thanh 4.0 giúp tăng cường hiệu quả và tiện ích cho người dùng trong quá trình sử dụng phòng meeting. Đồng thời, hệ thống này cũng có khả năng tích hợp với các công nghệ khác trong phòng họp số như điều khiển ánh sáng và màn hình cảm ứng để tạo ra một môi trường họp thông minh và tự động hoá.

HOTLINE TƯ VẤN 24/7: 0868.71.80.80

Thiết bị trình chiếu không dây

Hệ thống trình chiếu không dây là một giải pháp hiện đại và tiên tiến cho các phòng hội nghị. Trước đây, các phòng hội họp truyền thống thường phụ thuộc vào cáp HDMI và các công nghệ hiển thị lỗi thời để thực hiện các cuộc họp và thuyết trình.

Tuy nhiên, việc sử dụng dây cáp này có thể gây ràng buộc và gặp phải nhiều vấn đề như hỏng hóc, rối mắc và làm chậm tiến trình cuộc họp, gây khó khăn và làm mất thời gian cho các nhóm làm việc và gây phiền toái cho tất cả mọi người tham gia.

Với các phòng hội nghị hiện đại 4.0, việc đầu tư vào hệ thống trình chiếu không dây là rất cần thiết. Thiết bị thông minh này cho phép các cuộc họp diễn ra một cách tức thì và liền mạch mà không cần phải mắc kẹt với việc kết nối dây cáp. Thay vì phải cắm và rút cáp, người dùng có thể trình chiếu nội dung từ máy tính hoặc thiết bị di động của mình trực tiếp lên màn hình hoặc máy chiếu.

Phần mềm chuyên dụng

Phần mềm họp trực tuyến

Phần mềm công nghệ họp trực tuyến đã trở thành một phần không thể thiếu trong môi trường làm việc hiện đại. Các nền tảng phổ biến như Google Meet, Microsoft Teams và Zoom đã mang lại sự thay đổi đáng kể trong cách họp và giao tiếp từ xa. Dưới đây là một phân tích về các phần mềm công nghệ này:

• Google Meet: Google Meet là một dịch vụ họp trực tuyến phát triển bởi Google, giúp tổ chức cuộc họp trực tuyến với nhiều người dùng cùng tham gia thông qua video và âm thanh. Nền tảng này còn tích hợp tốt với các ứng dụng và dịch vụ khác của Google như Google Calendar và Gmail, giúp tạo sự liên kết linh hoạt giữa các công cụ làm việc.
• Microsoft Teams: Microsoft Teams là một nền tảng họp trực tuyến phát triển bởi Microsoft, không chỉ tính năng họp trực tuyến mà còn cung cấp tính năng chat, chia sẻ tệp, và cộng tác trong thời gian thực giữa các thành viên nhóm.
• Zoom: Zoom là một phần mềm họp trực tuyến phổ biến đã trở thành biểu tượng của việc họp trực tuyến trong suốt thời gian gian dịch COVID-19. Zoom cung cấp khả năng tổ chức cuộc họp trực tuyến với nhiều người dùng cùng tham gia, hỗ trợ video, âm thanh và chia sẻ màn hình. Nền tảng này cũng cung cấp các tính năng như ghi âm, chat và tương tác trong thời gian thực giữa các người dùng.

Phần mềm trình chiếu hỗ trợ thuyết trình

Để một buổi họp có thể trở nên sinh động, tương tác cao và hiệu quả thì không thể không có sự hỗ trợ của phần mềm trình chiếu. Dưới đây là các ứng dụng được nhiều công ty ứng dụng:

• Microsoft PowerPoint: là công cụ chuyên cung cấp các tool để tạo, chỉnh sửa và trình chiếu các slide thuyết trình. PowerPoint cho phép người dùng tạo các hiệu ứng chuyển động, thiết kế đẹp mắt, chèn hình ảnh, video và âm thanh để làm nổi bật nội dung thuyết trình.
• Keynote: Keynote là phần mềm trình chiếu phát triển bởi Apple. Nền tảng này cung cấp các công cụ tương tự như PowerPoint và được tối ưu hóa cho hệ điều hành macOS và các thiết bị Apple. Keynote có giao diện đẹp mắt, các hiệu ứng mượt mà và tính năng tương tác đa phương tiện để tạo ra các bài thuyết trình sáng tạo và chuyên nghiệp.
• Prezi: Prezi là một phần mềm trình chiếu trực quan và độc đáo. Thay vì sử dụng các slide riêng lẻ, Prezi cho phép người dùng tạo ra các bản đồ tư duy hoặc các không gian trình bày linh hoạt. Người thuyết trình có thể di chuyển và zoom vào các phần của bản đồ để tạo ra sự chuyển động và tương tác động đáng chú ý.
• Google Slides: Google Slides là một phần của bộ ứng dụng Google Workspace, cho phép người dùng tạo, chỉnh sửa và chia sẻ các slide thuyết trình trực tuyến. Google Slides cung cấp tính năng cộng tác đa người dùng, cho phép nhiều người cùng làm việc trên cùng một bài thuyết trình và thấy những thay đổi trong thời gian thực.

Đánh giá hiệu quả giữa phòng họp thông minh so với phòng họp truyền thống

Trong thời đại công nghệ 4.0, phòng họp hiện đại đem lại sự thay đổi đáng kể so với phòng meeting truyền thống. Với sự kết hợp của các thiết bị và công nghệ tiên tiến, phòng hội họp hiện đại mang lại trải nghiệm tương tác và cộng tác tốt hơn.

Bảng dưới đây so sánh một số yếu tố quan trọng giữa phòng họp hiện đại 4.0 và phòng họp truyền thống để quý công ty có cái nhìn tổng quan về sự khác biệt và lợi ích của phòng họp hiện đại.

Những mô hình phòng họp thông minh hiện đại được nhiều doanh nghiệp, tập đoàn áp dụng

Những điều cần lưu ý để vận hành tốt phòng meeting thông minh

Để vận hành tốt một phòng họp công nghệ 4.0, có một số yếu tố cần lưu ý. Dưới đây là một số điều quan trọng:

• Kết nối mạng Wi-Fi băng thông mạnh: đảm bảo rằng phòng meeting được trang bị một hệ thống Wi-Fi ổn định và có băng thông đủ để hỗ trợ các hoạt động truyền dữ liệu, video và âm thanh trong suốt cuộc họp.
• Hệ thống màn hình hiển thị tiên tiến: màn hình cần phải có kích thước phù hợp với diện tích phòng và số lượng người tham gia. Nên chọn những đơn vị có cung cấp loại màn hình có chất lượng hình ảnh và âm thanh tốt, đảm bảo mọi người có thể nhìn rõ và nghe rõ từ xa.
• Hệ thống âm thanh: m thanh là một yếu tố quan trọng trong phòng họp thông minh. Đảm bảo rằng phòng có hệ thống loa và microphone tốt, giúp mọi người trong phòng và từ xa có thể nghe và nói rõ như nhau. Sử dụng các microphone hội nghị và loa hội nghị định hướng để tăng cường chất lượng âm thanh và giảm tiếng vang.
• Phần mềm và ứng dụng họp trực tuyến: Chọn phần mềm họp trực tuyến phù hợp và đảm bảo rằng nó tương thích với các thiết bị và hệ thống trong phòng. Đảm bảo rằng mọi người có thể kết nối và tham gia cuộc họp một cách dễ dàng và không gặp khó khăn về kỹ thuật.
• Kiểm tra và bảo trì định kỳ: Thực hiện kiểm tra và bảo trì định kỳ cho các thiết bị và hệ thống trong phòng để đảm bảo rằng chúng luôn hoạt động tốt bao gồm kiểm tra kết nối mạng, cập nhật phần mềm, và kiểm tra chất lượng âm thanh và hình ảnh.

Báo giá gói dịch vụ giải pháp phòng họp thông minh cho doanh nghiệp, công ty, tập đoàn

Hiện nay trên thị trường có một số đơn vị thi công set up phòng họp số với nhiều mức giá khác nhau. Tuy nhiên, LED Đại Nam có thể cam kết mang đến cho quý công ty mức giá trọn gói hợp lý và cạnh tranh nhất thị trường.

Trước khi đưa ra mức báo giá cho mỗi công trình, đội ngũ kỹ thuật viên và chuyên gia của chúng tôi sẽ cần phải bàn bạc, đo đạc, khảo sát thực địa cũng như trao đổi chi tiết với công ty có nhu cầu để có thể tư vấn giải pháp và báo phí phù hợp.

Vì thế, hãy liên hệ với Đại Nam qua số hotline dưới đây để nhận được tư vấn chi tiết cho ý tưởng và yêu cầu của quý khách về gói dịch vụ giải pháp phòng họp thông minh hiện đại nhé.

HOTLINE TƯ VẤN 24/7: 0868.71.80.80

Đại Nam – Chuyên gia tư vấn, thi công phòng họp 4.0 uy tín, chất lượng, giá tốt số 1 thị trường

Là đơn vị đã đồng hành cùng hàng trăm doanh nghiệp vừa và lớn tại Việt Nam trong hoạt động tư vấn, cung cấp, thi công lắp đặt thiết bị hiển thị và set up trọn gói phòng họp thông minh. LED Đại Nam luôn mong muốn mang đến cho quý doanh nghiệp không chỉ sự chất lượng về dịch mà còn là sự an tâm về mức giá phải chăng, phù hợp với ngân sách đầu tư.

Nếu quý khách có nhu cầu tìm được một đơn vị có cả tâm lẫn tầm để cùng đồng hành thực thi ý tưởng phòng họp số thì Giải pháp hiển thị Đại Nam là lựa chọn hợp lý nhất bởi:

• Mức giá cực kì hợp lý, tối ưu chi phí đầu tư
• Sản phẩm – dịch vụ chất lượng, đạt chuẩn, chính hãng
• Đội ngũ chuyên gia thực thi, tư vấn giàu kinh nghiệm
• Hỗ trợ mọi lúc mọi nơi 24/7, giải đáp mọi thắc mắc với khách hàng

Hãy để ĐẠI NAM là nhà cung cấp giải pháp công nghệ thông minh cho quý khách. Sự hài lòng trong trải nghiệm của quý khách chính là nguồn động lực của chúng tôi.

Những câu hỏi liên quan

Có độ bảo mật cao trong giải pháp phòng họp hiện đại không?

Các giải pháp phòng họp thông minh hiện đại sẽ có các biện pháp bảo mật mạnh, bao gồm mã hóa dữ liệu, chứng thực người dùng, quản lý quyền truy cập và phòng chống tấn công mạng. Điều này đảm bảo rằng thông tin và dữ liệu trong cuộc họp được bảo vệ an toàn.

Phòng họp số có bao gồm khả năng tích hợp với các nền tảng và ứng dụng khác không?

Đa số khách hàng quan tâm đến khả năng tích hợp của giải pháp phòng họp số với các nền tảng và ứng dụng khác mà họ thường sử dụng. Một giải pháp phòng họp 4.0 tốt nên hỗ trợ tích hợp với các ứng dụng họp trực tuyến phổ biến như Microsoft Teams, Zoom, Google Meet, cũng như khả năng chia sẻ tài liệu và làm việc cùng nhau trên các nền tảng như Google Drive, Dropbox, hay Microsoft Office.

Đại Nam có hỗ trợ kỹ thuật và dịch vụ sau bán hàng không?

Đại Nam luôn hỗ trợ liên tục và tận tình đối với mọi thắc mắc từ phía khách hàng. Đơn vị sẽ hỗ trợ kỹ thuật bao gồm cài đặt, cấu hình và khắc phục sự cố, cũng như cung cấp các cập nhật phần mềm và nâng cấp.